Starostwo Powiatowe w Białej Podlaskiej

Zakres działania Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego

       1. W zakresie spraw organizacyjnych:

1/  zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Starostwa,

2/  opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego i regulaminu pracy Starostwa oraz kontrola ich realizacji,

3/  wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz  jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4/  prowadzenie rejestru upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Starosty oraz zbioru umów i porozumień dotyczących spraw powierzonych innym jednostkom,

5/  prowadzenie spraw dotyczących rzeczy znalezionych,

6/  koordynacja i kontrola rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków  w wydziałach oraz prowadzenie centralnych rejestrów skarg  i wniosków,

7/  wykonywanie zadań związanych z wyborami do samorządów,

8)  prowadzenie spraw dotyczących przyjmowania, przekazywania, analizowania i publikowania oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do ich złożenia Staroście.

 2. W zakresie spraw kadrowych:

1/  prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych,

2/  wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych oraz prowadzenie stosownych rejestrów,

3/   prowadzenie spraw dotyczących  bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zakładowej działalności socjalnej.

3. W zakresie spraw administracyjnych:

1/  prowadzenie kancelarii ogólnej, biblioteki i archiwum zakładowego,

2/  administrowanie budynkami, lokalami i innymi składnikami majątkowymi Starostwa,

3/  zabezpieczenie mienia Starostwa oraz prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów przeciwpożarowych,

4/  prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacją wyposażenia Starostwa,

5/  załatwianie spraw związanych z  pieczęciami, tablicami i informacją wizualną,

6/  gospodarowanie drukami i formularzami oraz taborem samochodowym,

7/  prowadzenie sekretariatów członków Zarządu.

 4. W zakresie spraw obywatelskich:

1/  prowadzenie spraw związanych z nadzorem Starosty nad fundacjami,

2/  wykonywanie zadań związanych z rejestracją i nadzorem nad działalnością stowarzyszeń,

3/  prowadzenie spraw związanych z realizacją przepisów ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych,

4/  wydawanie zezwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych na obszarze Powiatu,

5/  współpraca z kombatantami

6/  udzielanie pomocy osobom przybywającym do RP na podstawie wizy repatriacyjnej.

 5. W zakresie zamówień publicznych:

1/  prowadzenie postępowań przetargowych na rzecz Starostwa według procedur określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,

2/  prowadzenie rejestru zamówień publicznych, odwołań i protestów,

3/  udzielanie konsultacji z zakresu zamówień publicznych jednostkom organizacyjnym Powiatu.

    6. W zakresie informatyzacji:

1/  koordynacja działań z zakresu informatyzacji Starostwa,

2/  zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej,

3/  inwentaryzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania w Starostwie.

7. W zakresie informacji:

1/  utrzymywanie stałego kontaktu i współdziałanie z mediami,

2/  organizowanie i przeprowadzanie konferencji prasowych,                          wywiadów radiowych i telewizyjnych z udziałem przedstawicieli Starostwa,

3/  koordynowanie działań związanych z udzielaniem odpowiedzi na krytykę prasową,

4/  dokumentowanie wydarzeń ważnych dla Powiatu, aktualizowanie i udostępnianie informacji o Powiecie w sieci Internet.

8.W zakresie obsługi Rady Powiatu:

1/  przygotowywanie sesji i posiedzeń komisji Rady,

2/  terminowe dostarczanie radnym materiałów związanych z przedmiotem sesji i obrad komisji Rady,

3/  organizacja, techniczne zabezpieczenie sesji i posiedzeń komisji Rady oraz prowadzenie dokumentacji obrad,

4/  przedkładanie uchwał Rady organom nadzoru i przekazywanie ich do opublikowania  w  Dzienniku  Urzędowym  Województwa Lubelskiego,

5/  przekazywanie uchwał Rady właściwym wydziałom Starostwa i jednostkom organizacyjnym Powiatu,

6/  udzielanie radnym niezbędnej pomocy w wykonywaniu mandatu,

7/  przygotowywanie projektów uchwał inicjowanych przez   radnych,

8/  prowadzenie spraw związanych z kontaktami zewnętrznymi Rady,

9/  obsługa administracyjno-biurowa Przewodniczącego Rady,

10/ przyjmowanie skarg i wniosków kierowanych do Rady.

9. W zakresie obsługi Zarządu:

1/ obsługa i dokumentowanie posiedzeń Zarządu, prowadzenie rejestru i zbioru uchwał,

2/ przygotowywanie projektów sprawozdań Starosty z wykonania uchwał Rady i działalności Zarządu pomiędzy sesjami,

3/ przygotowywanie projektów uchwał i pism Zarządu nie przypisanych określonemu wydziałowi lub jednostce organizacyjnej.

10. W zakresie obsługi prawnej:

1/  świadczenie  pomocy prawnej na rzecz Starostwa Powiatowego, a w szczególności:

a)  udzielanie porad i konsultacji prawnych,

b)  udzielanie pomocy prawnej przy sporządzaniu projektów aktów prawnych wydawanych przez organy Powiatu oraz przy sporządzaniu projektów umów i porozumień; opiniowanie ich pod względem formalnoprawnym,

c)   wydawanie opinii prawnych,

d)  występowanie przed sądami powszechnymi w charakterze pełnomocnika procesowego oraz sprawowanie zastępstwa prawnego przed urzędami,

e)  wykonywanie obsługi prawnej sesji Rady,

f)   wykonywanie doraźnej pomocy prawnej na rzecz interesantów
w sprawach bezpośrednio związanych z zakresem działania Starostwa,

2/  udzielanie pomocy prawnej powiatowym jednostkom organizacyjnym, wymienionym w załączniku nr 1 do regulaminu w zakresie wymienionym w pkt 1 lit. a - c z zastrzeżeniem pkt 3 i 4.

3/  Radca prawny udzielający pomocy prawnej na rzecz jednostek wymienionych w pkt 2 jest obowiązany uchylić się od udzielania pomocy w sprawach spornych, zaistniałych pomiędzy tymi jednostkami, a organami Powiatu lub Starostwem Powiatowym.

4/ Radca prawny obowiązany jest wyłączyć się ze sprawy rozstrzyganej przez jednostki, o których mowa w pkt 2 jeżeli podlega ona kontroli instancyjnej sprawowanej przez organy Powiatu, Starostę lub działających z ich upoważnienia pracowników Starostwa Powiatowego.

5/ W zakresie realizacji czynności określonych wyżej oraz podległości służbowej radca prawny podlega bezpośrednio Staroście.